Muitas empresas ainda estão se adaptando ao eSocial, sistema que foi criado para simplificar o envio de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias das empresas para o governo.
A implantação desse sistema ocorreu em fases e por grupos e alcançou a totalidade em janeiro de 2023. Desde então, todas as empresas devem realizar o envio de informações de saúde e segurança do trabalho – além de uma série de outros eventos – através do eSocial.
Nesse momento de adaptação e entendimento do sistema, muitas dúvidas podem surgir, como:
- O preenchimento dos eventos do eSocial pode ser terceirizado?
- O que é outorga do eSocial?
- Como fazer a Procuração Eletrônica?
- Por que ter uma parceira que cuide do eSocial pela minha empresa?
Essas são algumas perguntas que pretendemos responder neste texto. Acompanhe e boa leitura!
O que é eSocial?
Se você chegou neste texto, provavelmente já tem alguma ideia do que é o eSocial. Nós também já explicamos com mais detalhes as principais mudanças que surgem com a adoção do sistema neste outro blogpost.
O eSocial é um sistema criado pelo governo para unificar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas para o governo em uma plataforma digital. Antes o eSocial, essas informações eram enviadas para órgãos distintos, de forma descentralizada.
Agora, com o uso do sistema, os eventos podem ser preenchidos e enviados de maneira mais prática e ficam hospedados em um ambiente digital, dispensando o preenchimento de vários documentos.
A adoção do eSocial traz uma série de benefícios, mas também de responsabilidades. Por se tratar de um envio online de informações, a detecção de irregularidades por parte dos órgãos fiscais do trabalho é mais fácil.
Evento é tudo o que pode acontecer na vida de um colaborador e que tem implicações jurídicas e trabalhistas. Portanto, as empresas precisam se atentar para cumprir corretamente o prazo de envio dos eventos de todos os tipos: periódicos, não periódicos, iniciais e de tabela.
O envio de um evento por meio do eSocial inicia a criação de um histórico de preenchimento e envio de eventos. Com base nisso, os órgãos fiscalizadores conseguem mapear irregularidades de prazos e inconsistências de preenchimento. Dessa forma, a empresa pode estar sujeita a penalidades.
Que área da empresa é responsável pelo eSocial?
Por reunir eventos de várias naturezas – questões de saúde, admissão, movimentação profissional, questões sindicais, entre outros – várias áreas da empresa precisam lidar com o sistema no dia a dia. Entre elas estão: departamento jurídico, contabilidade, setor de compras, financeiro, SESMT e RH.
Boa parte dos eventos, no entanto, acabam sendo centralizados no RH. É o caso dos eventos de saúde e segurança do trabalho, que englobam os exames ocupacionais de admissão, periódicos, complementares e de desligamento.
Geralmente, elaborar e cumprir um Programa de Controle de Saúde Médica Ocupacional, o famoso PCMSO, já é um grande desafio por si só. Isso porque a rotina de agendamentos, contato com colaboradores e clínicas do trabalho acaba ocupando bastante tempo dos profissionais de recursos humanos com tarefas operacionais.
Para quem vive uma realidade desse tipo, lidar com o eSocial pode ser mais uma tarefa que compete pelo escasso tempo dos profissionais de RH, que também precisam gerir o tempo para participar de planejamentos e decisões estratégicas da organização.
Você pode se perguntar: Diante desse cenário, qual saída o RH pode tomar para que a área se torne menos operacional e mais estratégica?
A solução para essa dor pode estar na outorga do eSocial!
Afinal, o que é outorga?
A palavra outorga significa consentimento, permissão, concessão, licença ou aprovação. Desse modo, dizer que um órgão ‘’outorgou’’ significa que esse órgão concedeu autorização para que algo aconteça. Geralmente, a outorga é necessária para a prestação de serviços em nome de outra pessoa jurídica, funcionando como uma espécie de procuração.
O eSocial pode ser terceirizado?
Sim! Uma empresa pode terceirizar o envio das informações de Saúde e Segurança do Trabalho para uma parceira como a Salú, desde que seja feita a outorga do eSocial, ou seja, a concessão para que a Salú seja a responsável legal pelo preenchimento e envio dos eventos de SST de outra empresa.
Para quem trabalha com RH, essa terceirização confere mais simplicidade à área, uma vez que toda a parte burocrática e os processos operacionais do envio – preenchimento dos modelos, upload de ASOs, relatórios, etc. – ficam com a Salú.
Em outras palavras, o RH não precisa se preocupar com mais nada, a Salú coloca a mão na massa para fazer tudo!
Como fazer a procuração do eSocial?
Para terceirizar o envio dos eventos de SST, é necessário emitir uma procuração eletrônica. De maneira resumida, o passo a passo para a outorga do eSocial é:
- Emitir a Certificação Digital
- Fazer o cadastro no e-CAC
- Definir permissões para a Salú
Antes de tudo, é importante salientar que, para que um terceiro envie os eventos de SST em nome da sua empresa, é necessário emitir a Certificação Digital do ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras) de nível A1 ou A3. Essa certificação garante validade jurídica, confiança e integridade das operações.
Depois disso, a empresa (outorgante) deve fazer uma Procuração Eletrônica indicando que a Salú (outorgada) será a responsável legal por enviar os eventos de saúde e segurança do trabalho em nome dela.
A Procuração é feita no Centro de Atendimento da Receita Federal, o e-CAC. Para isso, basta que a empresa faça log-in com a Certificação Digital:
Caso queira um passo a passo completo das etapas de emissão da Procuração Eletrônica, pode contar com o apoio da Salú. Por meio da integração ao SOC, mantemos um relacionamento próximo com nossa rede de clínicas credenciadas, que está espalhada por todo o Brasil.
Conclusão
Fazer procuração eletrônica é fundamental para que a Salú seja sua parceira de saúde e segurança do trabalho. É por meio da outorga que nós podemos centralizar todos os processos de SST e integrar dados, a fim de diminuir a burocracia do RH e tornar a área mais estratégica.
Por isso, se você pensa em ter uma parceira de SST para cuidar de todas as demandas de saúde ocupacional e segurança do trabalho, a outorga do eSocial é um dos primeiros passos a ser dado nessa parceria.
Depois que a concessão for feita, a Salú pode cuidar de tudo!
Ficou com alguma dúvida sobre como funciona a procuração eletrônica, o eSocial ou SST de forma geral? Nós podemos esclarecer.
Agende um bate-papo com a Salú para saber mais.
